Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения
Скачать
Ханты-Мансийский автономный округ - Югра
Ханты-Мансийский район
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ СОГОМ
АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 20.01.2010 № 13-р
д.Согом
Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения
Руководствуясь Инструкцией по делопроизводству в администрации сельского поселения, утвержденной распоряжением администрации сельского поселения от 02.03.2009 № 36-р, в целях определения единого порядка изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения:
1. Утвердить Инструкцию о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения согласно приложению 1.
2. Контроль за выполнением распоряжения оставляю за собой.
Глава
сельского поселения Согом Н.М. Сургучева
Приложение 1
к распоряжению администрации
сельского поселения
от 20.01.2010 № 13-р
Инструкция
о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения
1. Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения (далее - Инструкция) устанавливает единую систему использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения (далее – администрация поселения).
2. В администрации поселения используются:
2.1. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.
2.2. Простая круглая печать с наименованием администрации поселения.
2.3. Дополнительные вспомогательные печати: «Для справок», «Для кадров».
2.4. Угловые и другие штампы.
2.5. Бланки документов с изображением герба Ханты-Мансийского района.
3. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации используется согласно статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» ( в редакции от 30.06.2003) отделом ЗАГс администрации поселения, наделённым федеральным законодательством и законами Ханты¬-Мансийского автономного округа-Югры государственными полномочиями.
3.1. Печатями с изображением Государственного герба Российской Федерации заверяются документы, указанные в приложении 1 к настоящей Инструкции.
3.2. На гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации указывается полное наименование отдела ЗАГС администрации поселения.
3.3. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, при этом оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
3.4. Ответственность за соблюдение порядка пользования и хранения печати с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на ответственного должностного лица в области ЗАГС администрации поселения.
4. Использование простых круглых печатей с наименованиями администрации поселения:
4.1. Печати с наименованием администрации поселения используется при оформлении документов для заверения подписи главы администрации поселения. Данная печать находится в ведении главы сельского поселения.
4.4. Ответственность за соблюдение порядка пользования и хранения печати администрации поселения возлагается главу сельского поселения.
5. Использование дополнительных вспомогательных печатей:
5.1. Дополнительные вспомогательные печати администрации поселения используется при оформлении документов для заверения подписей должностных лиц администрации поселения.
Данные печати находятся в ведении ответственных должностных лиц администрации поселения.
5.4. Ответственность за соблюдение порядка пользования и хранения дополнительных вспомогательных печатей администрации поселения возлагаются на ответственных должностных лиц сельского поселения.
6. Место проставления печати:
6.1. На документах оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
6.2. На других документах оттиск печати проставляется в установленных местах.
6.3. На финансовых документах печать проставляется на специально отведенных затрагивает подписания – «символ М.П.» или «ставить точно в круг» - и не затрагивает собственноручной подписи, наименования должности, даты подписания..
7. Использование штампов в администрации поселения:
7.1. Угловой мастичный штамп администрации поселения используется на документах, оформленных без использования включая не стандартные образцы (справка о заработной плате, командировочное удостоверение и другие).
7.2. Угловой штамп содержит:
полное наименование администрации поселения (органа администрации);
почтовый адрес;
номера телефонов;
номер факса;
адрес электронной почты;
обозначение места для проставления даты и номеров исходящего и вхо-дящего документов.
7.3. На угловом штампе герб района не изображается, края штампа бортиком не обрамляются.
7.4. Специалисты администрации поселения могут использовать простые
штампы с названием органа, управления, отдела, отдела, службы, штампы входящей и исходящей корреспонденции и другие.
7.5. Ответственность за пользование и хранение штампов возлагается на ответственных должностных лиц.
8. Порядок изготовления печатей, штампов и факсимиле, их учет, хранение, утрата, передача, замена и уничтожение:
8.1. Изготовление печатей с воспроизведением гербов, простых печатей и штампов производится, если в Положении об администрации поселения закреплено, что данный орган имеет печать.
8.2. Заявки на изготовление печатей и согласовываются с главой администрации поселения.
8.3. Изготовленные печати и штампы подлежат учету. Печати и штампы выдаются работникам администрации поселения, отвечающим за их использование и сохранность, под роспись в журнале учета и выдачи печатей и штампов.
8.4. Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у должностного лица, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя. Журнал хранится в несгораемом шкафу.
Глава администрации поселения персонально закрепляет (распоряжениями) печати и штампы за должностными лицами согласно приложению 2 к Инструкции.
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.
8.5. Печати должны храниться в личных сейфах должностных лиц, штампы разрешается хранить в надежно закрываемых сейфах и металлических шкафах под замком. При пользовании печатями и штампами запрещается оставлять их открыто на столе во избежание свободного к ним доступа.
8.6. В случае утраты печати необходимо обратиться с заявлением об утрате в органы внутренних дел.
После подачи заявления в органы внутренних дел необходимо сделать заявление о похищении в банк и средства массовой информации, немедленно сообщить, при этом изготовление новых печатей, штампов и факсимиле взамен утраченных про изводится после проведения служебного расследования и за счет виновных лиц в порядке, предусмотренном действующим законодательствам Российской Федерации.
8.7. Передача печати другому лицу производится только по распоря¬жению главы исполняющему обязанности главы лицу по акту, согласно приложению 3 к Инструкции.
8.8. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается распоряжением администрации поселения.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.
Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается главой.
В акте должны быть указаны:
время и место уничтожения;
состав комиссии;
основание уничтожения;
наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
способ уничтожения;
заключение комиссии о приведении печати ( штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшее использование;
подписи членов комиссии.
Акт подшивается в специальное дело, которое хранится вместе с журналом учета.
8.9. При увольнении лиц, получивших печати и штампы, глава администрации поселения в обходном листке ставит отметку о сдаче числившихся за ними печатей и штампов.
8.10. При ликвидации или реорганизации администрации все печати и штампы сдаются по акту главе администрации поселения.
8.11. Ответственность, предусмотренная действующим законодательст¬вом Российской Федерации об административном правонарушении и Уголовным кодексом Российской Федерации за нарушение правил изготовления и использования печатей, несет глава администрации поселения.
9. Использование бланков документов:
9.1. В администрации поселения используются следующие виды бланков документов:
общий бланк администрации поселения;
бланки писем администрации поселения;
бланки конкретных видов документов - постановлений и распоряжений администрации поселения.
9.2. Общий бланк администрации поселения используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. На общем бланке оформляют доверенности, справки и другие виды документов.
Общий бланк включает в себя реквизиты:
наименование субъекта Российской Федерации - Ханты-Мансийский
автономный округ - Югра;
наименование района;
полное наименование администрации поселения;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа.
9.3. Бланк письма включает в себя реквизиты:
герб Ханты-Мансийского района;
наименование субъекта Российской Федерации - Ханты-Мансийский автономный округ - Югра;
наименование района;
полное наименование администрации поселения;
справочные данные;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер документа.
Бланк письма главы администрации поселения используется, если письмо подписывает глава администрации поселения или лицо, исполняющее обязанности главы администрации поселения.
9.4. Бланк конкретного вида документа - постановления и распоряжения администрации поселения - включает в себя реквизиты:
герб Ханты-Мансийского района;
наименование субъекта Российской Федерации - Ханты-Мансийский автономный округ - Югра;
наименование района;
полное наименование администрации поселения;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа.
9.5. Кроме того, в делопроизводстве администрации поселения исполь-зуются бланки других видов документов (командировочные удостоверения, листы согласования, проекты документов и т.д.).
10. Для проверки порядка учета и хранения печатей и штампов в администрации поселения создается комиссия в составе должностных лиц.
Дата последнего изменения: 13-12-2013